Về việc thực hiện thư điện tử trong hoạt động của cơ quan, trường học.

Về việc thực hiện thư điện tử trong hoạt động của cơ quan, trường học.

Số kí hiệu 1123/PGDĐT-TCCB
Ngày ban hành 04/11/2010
Ngày bắt đầu hiệu lực
Ngày hết hiệu lực
Thể loại Công văn
Lĩnh vực
Cơ quan ban hành Phòng GD&ĐT TX TDM
Người ký Nguyễn Hữu Phước

Nội dung

UBND THỊ XÃ THỦ DẦU MỘT

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

__________________________________

SỐ :  1123/PGDĐT-TCCB

V/v thực hiện thư điện tử trong hoạt động của cơ quan, trường học.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

___________________________________________

Thủ Dầu Một, ngày 04 tháng 11 năm 2010

Kính gửi : Hiệu trưởng các trường (công lập) trong địa bàn thị xã Thủ Dầu Một

Căn cứ Quyết định số 82/2009/QĐ-UBND ngày 18/12/2009 của UBND tỉnh Bình Dương về việc ban hành quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ vào công văn số 267/STTTT-CNTT ngày 24/08/2010 của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bình Dương về việc khẩn trương ứng dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ vào quyết định số 17/2006/QĐ-UBND ngày 16/05/2006 của UBND thị xã Thủ Dầu Một về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Thủ Dầu Một;

Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Thủ Dầu Một yêu cầu Hiệu trưởng các đơn vị trường học thực hiện các nội dung sau :

I/. Ban hành kèm theo công văn này Danh bạ hộp thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng và 52 trường (công lập) trực thuộc.

II/. Mô tả Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử :

1) Tên miền chung là “gmail.com”. Địa chỉ hộp thư điện tử của các đơn vị trường học, cá nhân có định dạng chung là :

<cấp học / cấp quản lý>.<tên đối tượng>.<tdm>@<tên miền>

2) Đối với các đơn vị trường học, phần định dạng <cấp học / cấp quản lý> là phần viết tắt của cấp học / cấp quản lý đó, <tên đối tượng> là tên đầy đủ của đơn vị trường học đó. Các phần được ngăn cách bởi dấu chấm.

Ví dụ : Trường Mầm non Huỳnh Thị Hiếu sẽ có :

<cấp học / cấp quản lý> là : “mn”.

<tên đối tượng> là : “huynhthihieu”.

Địa chỉ thư điện tử là : “mn.huynhthihieu.tdm@gmail.com

3) Đối với các cá nhân, phần định dạng <tên đối tượng>sẽ là: Tên đầy đủ của cá nhân đó.

Ví dụ : Ông Nguyễn Minh Trí, đơn vị công tác là Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Thủ Dầu Một sẽ có :

<cấp học / cấp quản lý> là : “pgd”.

<tên đối tượng> là : “nguyenminhtri”.

Địa chỉ thư điện tử là : “pgd.nguyenminhtri.tdm@gmail.com

III/. Sử dụng thư điện tử trong công việc :

1) Thời gian bắt buộc áp dụng hệ thống thư điện tử trong công việc kể từ ngày 15/11/2010. Các đơn vị, cá nhân được cấp hộp thư điện tử phải sử dụng hộp thư này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định.

2) Các loại văn bản được trao đổi qua Hệ thống thư điện tử :

2.1.- Ngoại trừ những văn bản mật, những loại văn bản sau đây bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử :

- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội thảo, tập huấn;

- Những văn bản gửi đến những đơn vị để biết, để báo cáo.

2.2.- Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi qua thư điện tử :

- Thư mời;

- Công văn;

- Báo cáo;

- Biểu mẫu;

2.3.- Các bộ phận, chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Thủ Dầu Một phải cung cấp các biểu mẫu, hồ sơ cho các tổ chức, cá nhân, các đơn vị trường học và phải chấp nhận về mặt hình thức các biểu mẫu do tổ chức và cá nhân nộp lại (nếu đúng với biểu mẫu đã công khai).

3) Những loại thông tin được trao đổi qua hộp thư điện tử :

- Chỉ những thông tin phục vụ công việc mới được trao đổi qua hộp thư điện tử, không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân hoặc những thông tin không chính thức khác.

- Các thông báo, giấy mời qua hộp thư điện tử của đơn vị có hiệu lực như văn bản giấy.

IV/. Quy định về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy :

1) Các bộ phận, chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Thủ Dầu Một, khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước khác hoặc các đơn vị trường học trực thuộc (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản (giấy) tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, trường học có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Ví dụ : Khi gửi các văn bản đề nghị, tờ trình làm cơ sở để các cơ quan liên quan xử lý trả lời thì phải vừa gửi văn bản giấy, vừa gửi văn bản điện tử. Đối với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành các quyết định, chỉ thị, nội dung các bài phát biểu, tham luận … thì nhất thiết phải gửi bản dự thảo dạng văn bản điện tử.

2) Đối với các đơn vị trường học khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước khác hoặc cho các bộ phận, chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Thủ Dầu Một thực hiện tương tự.

V/. Quy định về kiểm tra, trả lời thư điện tử :

Mỗi đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu hai lần trong ngày làm việc :

-      Buổi sáng từ 8 giờ đến 9 giờ.

-      Buổi chiều từ 15 giờ đến 16 giờ.

Nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng thư điện tử, Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được cấp hộp thư điện tử phải chịu trách nhiệm.

Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư bao gồm các văn bản đính kèm (nếu có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu và được pháp luật quy định phải giải quyết thì người nhận phải thêm thông tin “thời điểm giải quyết, trả lời chính thức”.

VI/. Quy định về trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý hộp thư điện tử :

Bộ phận văn thư tại mỗi đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị bao gồm :

-      Kiểm tra và nhận thư tại hộp thư điện tử đơn vị theo định kỳ và khi cần thiết.

-      Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung thư đã gửi, nhận (kể cả tập tin đính kèm) vào nơi thích hợp trong máy tính hoặc mạng nội bộ. Xoá bỏ các thư rác nhằm phòng ngừa trường hợp hộp thư điện tử bị quá tải dung lượng hoặc các sự cố khác và tạo điều kiện tra cứu, phục hồi khi cần thiết.

-      Bảo vệ mật khẩu hộp thư và các vấn đề an toàn, an ninh cho hộp thư.

-      Thống kê, báo cáo về tình hình sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị, khi gặp sự cố hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

Trên đây là nội dung thực hiện thư điện tử của cơ quan, đơn vị trường học.

Trong năm học 2010 – 2011 và những năm tiếp theo, trong quá trình thực hiện, nếu có gì vướng mắc đề nghị các đơn vị báo cáo về bộ phận TCCB – Thầy TRÍ qua địa chỉ Email : pgd.nguyenminhtri.tdm@gmail.com để cùng phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận :

-  Như trên;

-  Lưu : Văn thư, CNTT (T55)

TRƯỞNG PHÒNG

 

 

PHẠM HỮU PHƯỚC

 

 File đính kèm

Thăm dò dư luận

Chúc mừng sinh nhật thầy cô tháng 05/2018

Thống kê truy cập
  1. Đang truy cập16
  2. Hôm nay485
  3. Tháng hiện tại10,146
  4. Tổng lượt truy cập736,148
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây